Wir befinden uns alle in einer außerordentlichen Situation. Das Corona-Virus breitet sich weltweit aus und wir können die Folgen immer mehr spüren. Zur Eindämmung kommen jetzt erste Ausgangssperren zum Einsatz. Homeoffice ist längst zur Normalität in den meisten Unternehmen geworden und genau darum soll es in diesem Blogartikel gehen. Ich verrate Tipps und Softwares, die die Arbeit im Homeoffice deutlich erleichtern und dadurch einen genauso guten Workflow ermöglichen, wie im Büro.

Im Büro mal eben den Kollegen um Hilfe bitten oder den Chef bei einer Angelegenheit fragen? Das ist im Homeoffice nicht mal ebenso getan. Hier heißt das Zauberwort Online Meetings. Das Prinzip ist klar: Über die Webcam und das entsprechende Mikrofon (im Laptop verbaut oder extern angeschlossen) kann hier mit den Kollegen kommuniziert werden. Die persönliche Ebene wird dadurch erhalten, da der Gegenüber zu sehen und zu hören ist. Gerade in der aktuellen Lage ist dies wichtig. Soziale Kontakte fehlen und diese sollten für die eigene Gesundheit mit den möglichen Mitteln aufrechterhalten werden. Das hilft uns allen mit der Situation besser umgehen zu können.

Wir weisen darauf hin, dass jegliche Information hinsichtlich DSGVO und Datenschutz generell ohne jede Haftung erfolgt und Sie für weitere Informationen hierzu einen Anwalt kontaktieren sollten.

1. Zoom – Bisher unsere Empfehlung für das Homeoffice

Zoom ist das erste Programm, welches ich vorstellen möchte. Warum? Zoom gehört zu den Marktführern und das meiner Meinung nach -bisher- zurecht. Bei der Software ist es möglich, je nach Plan, bis zu 1.000 Teilnehmer und 10.000 Zuschauer gleichzeitig in einem Online Meeting zu versammeln.

Das Tool ist technisch zuverlässig und funktioniert einwandfrei. Die Bedienung ist sehr verständlich und intuitiv. Eine weitere schöne Funktion ist das Teilen des Bildschirms. Beispielsweise, um Präsentationen oder Arbeitsschritte zu zeigen, kann der Sprecher seinen Bildschirm für die Kollegen freigeben.

Online Meetings sind hier kostenlos verfügbar. Selbstverständlich gibt es aber auch weitere Stufen, die kostenpflichtig sind. Bei Basic gibt es aber natürlich eine Begrenzung der Teilnehmerzahl und Meeting-Zeit. Bei den Versionen Pro, Business und Enterprise steigern sich diese und weitere Vorteile kommen hinzu. Bei einem maximalen Preis von 18,99€ monatlich ist Zoom aber doch recht preisgünstig.

Für Firmen, die beispielsweise Webinare anbieten möchten, gibt es separat zubuchbare Add-ons, also Zusatz-Pakete mit weiteren Funktionen.

Neben der Nutzung auf dem eigenen Rechner kann ebenfalls eine App auf dem Smartphone installiert werden, so dass die Erreichbarkeit -sofern gewünscht- immer gegeben ist.

Hinsichtlich des Datenschutzes ist anzumerken, dass ein Auftag zur Datenverarbeitung erst ab der Pro-Version möglich ist.

Update: Aufrgrund des nun öffentlich gemachten Datenschutz-Skandals können wir dieses Tool nicht mehr ruhigen Gewissens empfehlen. So bestand -bevor ZOOM ein Update eingespielt hat- für Hacker sehr einfach die Möglichkeit, fremden Meetings beizutreten, den Bildschirm mit pornografischen Inhalten zu fluten und sogar die Kontrolle über das Meeting und den Rechner des Gesprächsteilnehmers zu übernehmen. Ferner wurde es leicht gemacht, sogenannte Malware -also schadhafte Programme- auf dem Rechner zu installieren. In wieweit die nun getroffenen Sicherungsmassnahmen greifen bleibt abzuwarten.

2. Skype – Der alte Bekannte

Skype ist älter als Zoom und gehört zu den Klassikern von Firmenriese Microsoft. Der Download von Skype ist komplett kostenlos. Das Funktionsprinzip ist das gleiche wie bei Zoom. Über eine Internetverbindung kann weltweit mit anderen Nutzern telefoniert oder Videokonferenzen abgehalten werden.

Außerdem gibt es bei Skype die Möglichkeiten über den Messenger zu chatten und Dateien auszutauschen. Auch das ist von großer Bedeutung im Umgang mit Homeoffice. Im Modus „geteilte Ansicht“ kann auch bei dieser Software der Bildschirm geteilt werden. Skype ist jedoch eher auf das Telefonieren aus und kleinere Runden bei Online Meetings.

Mir persönlich gefällt die Video-Übertragung hinsichtlich der Qualität nicht so richtig. Oft ist alles etwas grobpixelig oder das Video bleibt zwischendurch stehen. Für mich ein Minus-Punkt im Vergleich zu ZOOM.

3. MS Teams – Für alle, die ihr Homeoffice generell optimieren wollen

Die dritte Software, die ich hier zur Nutzung im Homeoffice vorstelle, ist ebenso von Microsoft. Es handelt sich um MS Teams. Dieses Programm ist ausgelegt zur Teamarbeit. Auch hierüber sind Videokonferenzen möglich.

Teams ist kostenpflichtig und nur im Business-Paket mit weiteren Microsoft Diensten der Office-Reihe erhältlich. Pro Benutzer und Monat kostet das mindestens 6,70€ und maximal 34,40€. Im Vergleich ist es also das teuerste Tool, jedoch sind hier direkt andere Softwares enthalten wie beispielsweise Outlook, Word, PowerPoint oder Excel.

Wer bisher noch die private Version von Office365 nutzt, kann nicht einfach upgraden. Es muss ein neuer Account eingerichtet werden, der jedoch den Vorteil bietet, dass gespeicherte Daten, beispielsweise aus OneDrive unter das Privacy Shild Abkommen fallen, somit also hinsichtlich der DSGVO keine Probleme entstehen. Wichtig: Vergessen Sie nicht, in Ihrer Datenschutzerklärung darüber zu informieren, wie Ihre Daten wo gespeichert und verarbeitet werden.

Generell ist die Einrichtung des Business-Paketes nicht allzu schwierig. Sofern Sie allerdings Ihre Infrastruktur (Emails etc.) zu Microsoft umziehen möchten, sind einige Einstellungen notwendig, die vom Fachmann durchgeführt werden sollten. Hierbei stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Nehmen Sie diesbezüglich gerne Kontakt mit uns auf.

4. Workplace by Facebook

Eine recht neue Möglichkeit, sich mit Kollegen auszutauschen, ist Workplace by Facebook. Jetzt denken Sie sich sicherlich – Facebook gibt es ja schon. Hier gilt es hervorzuheben, dass dieses neue Tool nicht direkt mit Ihrem Facebook Account verbunden ist. Es ist ein soziales Netzwerk innerhalb Ihres Unternehmens, in dem sich Ihre Mitarbeiter miteinander austauschen können. Dies erfolgt, wie man es schon gewohnt ist, mit einem Newsfeed, einer Messaging-Funktion und einer Möglichkeit, über Video zu kommunizieren. Wichtig ist, dass vom Administrator ausschließlich Mitglieder mit einer Email Adresse des Unternehmens eingeladen werden können.

Da Facebook immer wieder mit dem Thema Datenschutz und DSGVO in die Schlagzeilen gerät, hier der Hinweis (ohne rechtliche Prüfung) zum Privacy Shield.

Fazit

Empfehlenswert sind definitiv alle Softwares für Online Meetings. Hier sollte es auch nach Präferenz des einzelnen Unternehmens gehen. Preislich sind Skype und ZOOM (in der Basic Version) die Sieger, da die Anbieter ihre Services kostenfrei anbieten. Von der Anwendung haben mir persönlich Zoom und MS Teams am besten gefallen. So oder so bleibt zu sagen, dass diese Programme für Homeoffice unabdingbar sind – und Homeoffice wird uns alle die nächste Zeit sicherlich mehr beschäftigen.

Meine generellen Tipps für das Homeoffice:

• Sich die eigene Wohnung zum Arbeitsplatz machen. Unordnung beseitigen und für Ruhe sorgen. So kann man nicht abgelenkt werden und produktiver arbeiten.
• Ab und zu soziale Kontakte pflegen. Auch das geht über Online Meetings, und zwar kostenlos.
• Nicht verzagen und durchhalten. Wir sitzen alle im gleichen Boot.

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